¿Cómo funcionan los contratos digitales y cómo acelera el proceso de firma?
En el día a día dentro de las empresas, la gestión de contratos es un tema cotidiano, ya que se llevan a cabo acuerdos con proveedores, clientes, freelancers o empleados. El problema es que, en muchas ocasiones, esos contratos todavía se firman en papel, se guardan en carpetas y se pierden en el caos.
Lo que antes implicaba carpetas llenas de papeles, firmas presenciales y días de espera, hoy puede resolverse en cuestión de horas gracias a los contratos digitales.
Más que una moda, hablamos de un cambio en la forma en que las empresas formalizan sus relaciones comerciales, laborales y de prestación de servicios.
¿Qué es un contrato digital y cómo funciona?
Un contrato digital es aquel que se genera, firma y almacena de manera electrónica, con la misma validez jurídica que un contrato en papel, siempre que cumpla con lo dispuesto en el Código de Comercio y en su caso la Ley de Firma Electrónica Avanzada (LFEA), la NOM 151 y demás aplicables en México.
Existen dos formas de firmarlos:
- Firma electrónica simple: por ejemplo, dar clic en “acepto” o firmar en una plataforma con tu dedo o mouse.
- Firma electrónica avanzada: cuando se valida la identidad del firmante con certificados digitales emitidos por un prestador acreditado (como el SAT).
Ambas tienen valor jurídico, pero la avanzada ofrece un blindaje extra frente a cualquier discusión legal. Esto significa que un contrato digital, correctamente gestionado, tiene plena validez jurídica en México y puede usarse como prueba en tribunales.
¿Cómo funciona un contrato digital?
1. Generación
Un contrato digital siempre va a ser generado por medios electrónicos, lo que quiere decir que puede crearse a través de Google Docs, Word o cualquier otro procesador de textos.
2. Envío
Al momento de enviar a firmar un contrato es importante que consideres si lo que requieres es una firma electrónica simple o una avanzada, ya que eso va a definir la herramienta que debes usar para el envío.
Para una firma electrónica simple puedes simplemente enviar a través de Google Docs usando su opción de firma electrónica, o bien enviar tu contrato en formato PDF ya que Acrobat DC permite firmar documentos.
Si requieres de una firma electrónica avanzada necesitas enviar tu contrato a través de una plataforma que cumpla con la NOM-151, como Dropbox Sign o Adobe Sign.
Si bien en la mayoría de los procesadores de textos en la nube hay maneras de incluir firmas electrónicas simples de una u otra manera dentro de los contratos, lo más recomendable al enviar un contrato a firmar es enviarlo desde una plataforma que te permita incluir espacios específicos para firma digital como Dropbox Sign, que además cuenta con la certificación de la NOM-151, dando seguridad extra sobre la validez de la firma de tu contrato.
3. Firma
Como te dije anteriormente, existen 2 tipos de firmas electrónicas la simple y la avanzada. La diferencia se encuentra en el procesamiento que van a tener, ya que la firma simple solo cuenta con algunos de los parámetros necesarios para comprobar su validez, mientras que la firma avanzada cuenta con la certificación de un Prestador de Servicios de Certificación (PSC), quien se asegura que el documento cuente con todos los requisitos de la NOM-151.
Normalmente cualquier plataforma que elijas para mandar a firmar tus documentos te permitirá integrar tu firma, como entrada de texto (escribir tu nombre a través de teclado), dibujando tu firma (con tu dedo, con un lápiz digital o tu mouse) o con una imagen de tu firma que se integra al documento para que se vea más natural.
¿Por qué las empresas están optando por los contratos digitales?
Muchas empresas han migrado a plataformas de gestión de contratos digitales porque les permite:
- Acelerar el cierre de acuerdos con clientes y proveedores.
- Establecer contratos laborales sin tener que imprimir juegos de contratos para cada nuevo empleado.
- Centralizar la información en un mismo sistema, evitando pérdidas o duplicidades.
- Automatizar recordatorios de vencimientos, renovaciones o cláusulas clave en un acuerdo.
Mientras que aquellas empresas que siguen con procesos manuales enfrentan:
- Retrasos de días o semanas en la firma de contratos pues tienen que imprimir, firmar, escanear, enviar y esperar.
- Costos administrativos elevados. Gastar en mensajería, papel y hasta espacio físico para archivar.
- Riesgos de incumplimiento por falta de control documental.
¿Qué beneficios ofrece firmar contratos digitales para las empresas en México?
La gestión digital de contratos puede reducir hasta en un 70% los tiempos de formalización frente a las empresas que aún dependen del papel.
Por ejemplo, una empresa que gestiona contratos en papel puede tardar 10 días hábiles en cerrar un acuerdo por la simple logística de imprimir, firmar, enviar y devolver. Con contratos digitales, el mismo proceso puede resolverse en menos de 48 horas, incluso en cuestión de minutos si ambas partes tienen firma electrónica avanzada.
La diferencia no solo es de velocidad: también impacta en la experiencia del cliente, la productividad interna y la seguridad jurídica.
¿Qué necesitan las empresas para usar contratos digitales?
Para que la firma de contratos digitales funcione de forma segura dentro de una empresa, lo recomendable es:
- Definir políticas internas sobre uso y resguardo de firmas electrónicas.
- Seleccionar plataformas confiables que garanticen integridad, autenticidad y confidencialidad.
- Capacitar al personal en el manejo de herramientas digitales y obligaciones legales derivadas.
Si llevas a cabo lo anterior, podrás obtener desde una reducción de costos, trazabilidad completa de cada contrato y una ventaja competitiva frente a otras empresas que llevan a cabo este proceso de manera tradicional.
¿Vas a seguir gastando tiempo en papel o vas a aprovechar las ventajas de hacerlo de manera digital?
Si no sabes por dónde comenzar, recuerda que podemos ayudarte a implementar tus contratos digitales.
Conoce más sobre nuestro servicio de Contratos digitales
Preguntas frecuentes
¿Tienen la misma validez legal los contratos digitales que los de papel en México?
Sí, según el Código de Comercio y la NOM-151, son totalmente válidos y admisibles en juicio.
¿Es necesario tener la e.firma del SAT para firmar un contrato digital?
No siempre. Para muchos contratos comerciales basta una firma electrónica simple, aunque la e.firma ofrece una menor posibilidad de invalidez.
¿Cómo se garantiza que un contrato digital no ha sido modificado después de firmar?
El PSC garantiza esto mediante una "Constancia de Conservación" (NOM-151) que usa sellos de tiempo y criptografía para asegurar la integridad.
¿Qué tipos de documentos se pueden firmar digitalmente?
Contratos laborales, contratos de confidencialidad, acuerdos con proveedores, pagarés, contratos de arrendamiento, etc.
Referencias - Aprende qué son los contratos digitales y sus diferencias con los físicos | Docusign - ¿Cómo Funcionan los Contratos Electrónicos? | Academia LegalTech
